第八章 从入职到离职
注重细节的入职手续
人员招聘进展顺利，也有条不紊地进行着。新招的员工要陆续入职了。师傅提前提醒乐乐需要告知求职者办理入职需要提交的资料，还需要进行身份证核实、学历鉴定、工作背景调查、候选人提供的联系方式等方面的核实且确实无误后才可以进行正常的手续办理。还特别强调了一下需要进行身份证核查的事情。入职前需要所有员工提供身份证原件进行真假核实。特别强调一点的是，需要确认身份证和本人是否为同一人。虽然身份证验证数据显示造假的比例不到1%或者更低，但如果出现此类人，会给企业带来严重的负面影响。
乐乐想起坐飞机或火车时确实会检查身份证是否真实。但对入职的员工也需要做这个吗？是不是太严格了？乐乐嘴上不说，心里嘀咕了几下。师傅笑着对乐乐说：“觉得这个身份证核实的工作多余是吧？”
乐乐尴尬地回应说：“我想不出为什么还要检查新员工的身份证，有啥用呢？”
“你先按要求做，在做的过程中再想想原因。”乐乐就按照师傅的要求进行身份证的检查，并把每一个人员的身份证和本人的外貌进行核对，看是否一致。很快把所有人的身份证都检查完了，好像都没有问题。乐乐还是觉得这个动作挺多此一举的。
“乐乐，都检查完了是吧？我来抽查一下。你看看这个人的身份证有效期。”师傅问。乐乐拿过身份证复印件一看，有效期至2013年5月20日。而现在已经是12月份了。乐乐脑门上有点冒汗，低声说：“师傅，我没注意，原来已经过期了。”
“每一个细节都要仔细查看。在把身份证和本人相貌核对后，在进行身份证鉴定的时候，也需要看身份证是否过期。其实如果在鉴定的时候身份证已经过期，在电脑屏幕上是会有提示的，但即使过期还是会有记录。所以要仔细。”师傅再次强调认真仔细的重要性。
“我一直强调要核查身份证原件，还强调入职人员必须使用二代身份证。为什么？现在人员流动快、多，人员也比较复杂。你未必可以保证准备入职的这个人所提交的资料都是真实有效的，为了防范风险，需要对人员的身份证进行核查和鉴定。当然除了身份证，我们还会核实学历、工作背景、联系方式等，这些都是为了更好地防范一些风险，你以后会有更好的体会。先仔细按规范进行操作，一定要认真。”师傅语重心长地说。身份证鉴定完成了，乐乐开始收集准备录用人员需要提交的资料了。
乐乐收集着入职资料，问师傅：“为什么要提交户口本的首页复印件呢？”
师傅说：“这个主要和购买社会保险有关，有的社保险种如果是农村户口和城镇户口会有区别，所以需要提交。离职证明是如果之前工作过，就需要提交。”
乐乐又问：“师傅，为什么您让我核对身份证上的照片和本人相貌是否相符呢？”
“现在社会相对来说比较复杂，有时候冒用他人身份证的情况也可能出现，所以这一块我们需要核对一下。而且身份证我们只接受二代身份证并进行核实通过才行。录用一个人需要谨慎，如果误入职了，万一人员有问题，后续的处理还是挺麻烦的。”师傅若有所思地回答。
乐乐想了想，轻轻地问：“师傅，是不是有什么故事？”
“嗯，员工关系方面的故事还不少呢，慢慢分享。你现在要把基础知识都掌握好，不发生原则性的问题。”师傅说着。
乐乐记得公司要求入职人员一定要提供的资料有身份证、毕业证、学历鉴定、户口本首页和个人页的复印件，还需要提供离职证明、体检报告原件、银行存折复印件。需要的资料并不是特别多，但没想到还是有不少情况出现。
第一个问题就发现有的人员学历鉴定没有按规定的要求到学信网站上进行打印。“我已经上了学信网啊，就是这样的啊。”一个准备入职的女孩儿似乎很冤地说。“其实你登录学信网后，按照上面的提示，进行打印就可以了。要有二维码的那种才可以。我操作给你看一下。”终于搞定了这个学历鉴定的情况。
又遇到一个集体户口的准入职帅哥说：“李小姐，我是集体户口，要拿到你需要的这些资料很麻烦的。通融一下啦，不用交了好不好。”乐乐为难地说：“先生，这是公司要求提供的资料，所以还是得交的。麻烦你和人才市场说说啦。”乐乐心想这个男生就是想偷懒，我自己也是集体户口啊，首页和个人页是可以让人才市场开具的，还想蒙我，没门儿。想着想着，还不自觉笑了一下。
入职人员陆续提交了完整的资料，乐乐伸了个懒腰，终于快弄完了，可以准备去吃饭了。正高兴呢，师傅走过来，随手翻了一下资料，抽出一张纸给乐乐看。乐乐看了半天，没发现啥情况。“师傅，这不就是一张银行存折复印件吗？有啥问题？”
“你仔细看看上面的名字，这个人在我们准备录用的名单中吗？”师傅有点严厉地说。
“天啊，这个人是谁啊，怎么混进来的？”乐乐大叫一声。
“等会吃完饭，你去问一下吧。再把资料好好核查一下。”师傅交代。
检查一个入职资料我竟然出了这些问题，真是不应该。我可要认真仔细找到方法才行。乐乐边吃边想。
中午的时候，乐乐找到了提交这份资料的人员，原来是这个入职人员懒得去复印存折就随手把他姐姐复印过的一份现成的存折复印件交了上来。乐乐找到候选人，严肃地说：“我们规定是要提交自己的银行存折复印件，你怎么这么不听话嘛。”候选人伸伸舌头说：“那你当时也没看到嘛，不怪我哈！明天我就补交给你。”
“好，一言为定。”资料真是不检查不知道，一检查吓一跳。
还有个别人员没有提交离职证明，缺漏资料的人员还是不少。怎么会这样？乐乐想了一下，觉得自己做事的方法不够好，总觉得自己可以记得住所有需要提交的资料就不做记号。如果把所有需要提交的资料及人员做一份表格不是会更好一些吗？乐乐打算下午联系这些人员，让他们提交漏缺的资料并把资料收集表格做好。
下午一上班，乐乐就把自己收集资料的情况和目前的状况和师傅说了一遍，师傅让乐乐赶紧先收集好需要的资料，还有不完善的地方让她再仔细想想。乐乐联系了一个候选人让其提交离职证明，对方说确实提交不了，因为公司没办法开具这个。乐乐说：“怎么会这样呢？那怎么办？”挂了电话，乐乐与其他几个人员联系并确认可以提交资料后开始做表格。等会可得好好请教师傅。乐乐用 Excel 画了个入职资料提交表(见表8-1)。
表8-1 准入职人员资料收集情况一览
以后就可以收到什么资料就在上面画个勾，每一批人员就用一张，应该会减少出错的机会。自己可以做的事都完成了，乐乐想到师傅常说要注意还有什么不完善的地方。自己都按要求完成了，实在想不出来。乐乐便拿着自己做的资料收集表并带着问题来到师傅桌前。“师傅，目前收集的资料情况您过一下目。这是我做的一份表格，您看看。”
师傅边看边点头，赞许地看着乐乐。“做得不错。挺好挺好。”
“师傅，有一个人提交不了离职证明，怎么办？他说公司开具不了。”乐乐感觉很无奈。
“这样的情况确实有可能出现。大部分是因为公司流程不完善，无法给员工开具这些资料。这样的情况，我们可以让他们填写个人声明。你看看模板是这样的。”
个人声明
本人(姓名： ；身份证号码： )于年月日入职××××公司，本人已于 年月日与原单位依法解除劳动关系且无竞业限制。因本人原因，无法提供原单位的离职证明。现本人慎重声明，本人若与原单位发生任何纠纷均与××××公司无关，若因此给××××公司造成任何损失，将由本人承担。
声明人(签名、指模)：
年月日
“可以让他们签这个声明，并要按本人的指模。”乐乐点点头，明白了。那办入职的时候可以让那个男生签这个。“师傅，您说还有缺漏，是什么呢？我想不出来。”乐乐歪着小脑袋看着师傅。
“好。你想一下，你收集了这么多人员提交给你的资料。但你能证明是他们提交给你的吗？”师傅笑着问。
“嗯……嗯……好像真证明不了。”乐乐想了想。
“如果提交的资料有问题的时候，你怎么找到证据呢？没办法了，对吧？”师傅又问。
“对啊，确实是这样。”
“所以我们要让入职者在提交的复印件上写明本复印件与原件一致，如有虚假，本人承担一切责任这句话。特别要记住，一定要签名，还需要写上先于入职时间的日期。这些都很重要。
其实人资工作看起来不难，做起来也不难，但很多细节关键点要把握好，否则就会出问题。有时候可能还会遇到有的员工迟迟不提交规定的资料，最后出现问题的时候反而会使我们被动。这些我们也有相应的文档可以尽量避免这种情况发生。你可以看看这个文档。”师傅拿出了一张员工入职通知书。
员工入职通知书
先生/女士：
您好！祝贺您成为我们大家庭中的一员！
为了更好地为您及时办理入职，使您早日享受福利，请您在201×年月日前准备好以下资料，并递交给我们。
如果您有疑问，也欢迎随时与我们联系，我们的电话是：
感谢您的大力合作！
祝您身体健康！工作顺利！
×××公司
201×年月日
备注：
1．自劳动合同开始之日起七日内，请务必将签字的劳动合同返还至我公司，逾期不返还者，视同拒绝签订劳动合同，我们将根据法律法规，终止与您的劳动关系。
2．所有复印件请用A4纸。
本人已知悉《入职通知书》内容，并将提供相关资料。如果由于本人不能按时递交材料而引起的社保无法正常缴纳，以及补缴方面等的相关费用及后果，由本人自行负担。
员工签名：
年月日
“这些资料也需要让员工签名，这样就会避免一些特殊情况的发生。”师傅语重心长。
约好了新员工，也让员工们带好入职需要的资料。师傅坐在一边，要求每个人在提交的资料上写上“本件与原件相符，如有虚假，本人愿意承担一切责任”的字样并签名、写日期。每个人提交的资料包括：
(1) 身份证、学历证复印件；
(2) 户口本的首页及个人页的复印件；
(3) 离职证明；
(4) 体检报告。
每一步都要认真仔细，乐乐默默对自己说。