2.2　采购管理概述

采购管理是企业管理的重要领域之一，是指为了维护企业利益，实现企业的经营目标、保障企业物资供应而对企业采购活动进行的管理。

2.2.1　采购管理概念与作用

1．采购管理概念

采购管理（Procurement Management）就是对整个企业采购活动进行计划、组织、指挥、协调和控制等，它包括计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集、采购结算，是对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。

采购管理是面向整个企业的管理活动，一般由企业的采购部门来承担，其使命是保证整个企业的物资供应，其权利是可以调动整个企业的资源。采购管理不仅面向全体企业的采购人员，还面向与采购协调配合的企业组织其他人员。

而相对来说，采购只是指具体的采购业务活动，一般是由采购人员个人承担，其使命是完成采购主管布置的具体采购任务，其权利只是能调动采购主管分配的有限资源。

2．采购管理作用

从采购的职能来看，一方面，它要实现整个企业的物质供应；另一方面，它是联系整个资源市场的纽带。总体而言，采购管理可以发挥以下几方面强大的作用。

（1）对制定最优的采购策略提供支持。企业可以利用这些信息选择优质的供应商、优质的产品和最佳的运输路线、运输方式，进行最有效率的采购。

（2）及时获取货源市场中资源的发展变化动态、技术动态信息等，对企业随时制定和调整产品策略提供有力的支持。

（3）有利于与供应商建立起一种比较友好的关系，为企业的货物采购和企业生产提供宽松的、高效率的外部环境条件。

2.2.2　采购管理内容

采购管理的主要内容包括采购计划管理、采购组织实施、采购监管与控制、采购绩效评估。

1．采购计划管理

采购计划管理是对企业的采购计划进行制订和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划（如周、月度、季度、年度计划）、非定期采购任务计划（如系统根据销售和生产需求产生的计划）。

2．采购组织实施

1）选择供应商

优秀的供应商不仅能保障采购企业日常的物资供应，还能成为企业良好的战略伙伴，是维持竞争优势的重要因素。

2）采购谈判

采购谈判是指企业为采购商品与供应商对购销业务有关事项（如商品的品种、规格、技术标准、质量保证、订购数量、包装要求、售后服务、价格、交货日期与地点、运输方式、付款条件等）进行反复磋商，谋求一致的合作意向，建立双方都满意的购销关系的过程。采购谈判的程序包括计划和准备阶段、开局阶段、正式洽谈阶段和成交阶段。

3）签订采购合同

采购合同是企业（供方）与分供方，经过双方谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件，是双方联系的共同语言基础，双方都应遵守和履行。签订合同的双方都有各自的经济目的，采购合同是经济合同，双方受《中华人民共和国经济合同法》保护。

4）采购订单管理

采购订单管理是以采购单为源头，对确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪。

5）采购财务管理

发票管理是采购财务管理的重要内容。采购货物是否需要暂估、劳务采购、非库存的消耗性采购、直运采购业务、受托代销业务等均在此进行处理。

3．采购监管与控制

采购监管与控制的主要目的是保证采购目标的顺利完成，主要包括采购人员的监控、采购事务活动的监控、采购资金的监控。

1）采购人员的监控

采购人员是采购工作的执行者，要按照行为规范对其进行监管。采购人员应具备较高的职业素养，要品性正派，不贪图私利，有敬业精神；应有较高的业务素质，对材料的特性、生产过程、运输保管、采购渠道、市场交易规则等有深入了解。

2）采购事务活动的监控

采购事务活动的监控涉及整个采购流程，主要包括采购计划的制订、采购文件的审批和保管、采购合同的审批和签订、对供应商进行审核、对供应商提供的产品进行检验等。

3）采购资金的监控

对采购资金的审批、领取和使用，要规定具体的权限范围、制定严格的审批制度和书面证据制度。对于货款的支付，企业要根据对方的信用程度及具体的风险情况进行妥善处理。采购人员必须按照预算使用采购资金，采购预算为采购资金的控制提供了明确的标准。

4．采购绩效评估

采购绩效评估是指从数量和质量上来评估采购职能部门和采购工作人员达到规定目标的程度。采购绩效的评估内容包括采购方案的设计、采购方式的确定、作业的标准化程度等。采购绩效评估首先要确立衡量采购绩效的指标体系，然后选择绩效标准（以往绩效、预算或标准绩效、行业平均绩效、目标绩效等），最后通过量化的指标实施绩效考核，分析采购活动是否达到了最佳效果（包括经济效果和社会效果）。

知识窗

采购管理的关键业绩指标

（1）衡量采购的质量

订单质量完成率=质量合格单数÷总到达单数×100%

（2）采购成本控制

采购成本控制率=（采购预算-实际采购）÷采购预算×100%

（3）订单准确率

订单准确率=准确单数÷总到达单数×100%

准确单数是指供应商按时按要求将货物送到采购方的数量。

（4）库存成本控制

库存周转率=出货金额÷平均库存金额×100%

（5）获取利润

投资回报率=利润÷资本×100%

2.2.3　采购管理流程

采购作业流程是采购活动具体执行的标准，也是采购管理的重要部分。采购作业流程是提出采购需求、选定供应商、谈妥价格、确定交货及相关条件、签订合同并按要求收货付款的过程。采购管理的基本流程如图2.1所示。

1．采购需求分析

采购需求分析就是弄清企业需要采购什么品种，需要采购多少，什么时候需要什么品种、需要多少等问题。物资采购部门应当掌握企业的物资需求情况，制订物资需求计划，从而为制订科学合理的采购计划做好准备。

2．资源市场分析

资源市场分析就是根据企业所需求的物资品种，分析资源市场的情况，包括资源分布情况、供应商情况、品种质量、价格情况、交通运输情况等。资源市场分析的重点是供应商分析和品种分析，分析的目的是为制订采购订货计划做好准备。

3．制订采购计划

制订采购计划就是根据需求品种情况和供应商情况，制订切实可行的采购计划，包括选择供应商、供应品种、具体的订货策略、运输进货策略以及具体的实施进度计划等，具体解决什么时间订货、订购什么、订购多少、向谁订、怎样订、怎样进货、怎样支付等问题。

4．实施采购计划

实施采购计划就是把制订好的采购订货计划分配落实到工作人员，然后工作人员根据既定的进度去实施。具体内容包括联系指定的供应商、进行采购谈判、签订订货合同、运输进货、到货验收入库、支付货款以及善后处理等。经过这样一系列的具体活动即完成了一次完整的采购活动。

5．采购监控

采购监控是对采购活动进行的监控活动，包括对采购的有关人员、采购成本、采购商品质量进行监控。

6．采购评价与分析

采购评价与分析就是在一次采购完成后，对这次采购进行评估，或月末、季末、年末对一定时期内的采购活动进行总结评估，主要目的是评估采购活动的效果、总结经验教训、找出问题、提出改进方法等。通过总结评估，企业可以肯定成绩、发现问题、制定措施、改进工作，这是不断提高采购管理水平的保证。

2.2.4　采购管理组织

采购管理组织是采购管理的基本组成部分，采购管理工作需要在合理的管理机制和管理组织机构下由合适的管理人员来完成。

1．采购管理组织设置的原则

设置采购管理组织有三点原则：①采购部门设置应同企业的性质、产品和规模相适应；②采购部门设置应同企业采购目标、方针相适应；③采购部门设置应同企业的管理水平相适应。

2．采购组织的设计

采购组织的设计解决采购职能应安排在哪个部门、采购经理应向组织的哪个层次报告、采购权利如何分配等问题。虽然说采购部门在企业中拥有较高的地位，但采购部门的设置要根据企业的规模和产品等具体情况来决定。采购职能在组织目标中的作用越大，采购职能在组织中的管理层次就越高。

1）单一的采购部门

企业规模较小，产品结构较单一（如独立的工厂或企业、分公司距离较近的大公司）可以设置单一的采购部门，如图2.2所示。

2）独立的采购部门体系

企业的规模较大（如大型的跨国公司、国内的大型国有企业），业务较多、管理繁杂，可以设置独立的采购部门体系，由分管采购的副总经理主管，如图2.3所示。

3）集团采购部

对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各子公司的地理位置距离远的企业，可采用集中分散的采购设置模式。在公司总部设采购部，集中采购各公司共性化的产品和服务，在子公司或某一地理区域分设采购部，满足个性化的需求，如图2.4所示。

3．采购管理部门的岗位职责

采购管理部门的职责，一方面是对外职能，即选择和管理供应商，控制并保证价格优势；另一方面是对内职能，即控制和保证采购流程的实施，保证采购质量和交货周期能够满足公司生产和市场的需要。

采购部内部岗位责任的设置一般有三种方式：一是根据采购的原材料设置采购人员；二是根据采购流程设置采购人员，如图2.5所示；三是根据综合采购原材料和采购流程设置采购人员。第二种采购方式由精通各自业务领域的采购人员合作完成，这样既有利于各个环节之间相互监督，又能减少内部审计成本。

各采购岗位的职责如表2.3所示。