5.5 创建高级查询
本节主要介绍参数查询和交叉表查询这两种高级查询的创建方法，从而实现更为复杂的查询功能。
5.5.1 参数查询
参数查询是动态的，利用对话框要求用户输入参数，然后根据参数搜索到相关的记录，最后呈现在表格中。例如在人事管理系统中，若员工众多，当需要查看一个员工的信息时，往往需要根据员工姓名或者员工ID进行查询。这时就可以创建一个参数查询，在每次运行时会提示用户输入员工的姓名，再根据姓名进行查询。这种人机交互式的查询，就是参数查询。
下面在“工资明细表”中创建一个参数查询，要求输入某一员工的ID，可以查询出该员工的工资情况。具体的操作步骤如下。
步骤1打开随书光盘中的“素材\Ch05\人事管理.accdb”文件，单击【创建】选项卡下【查询】组中的【查询设计】按钮
，如图5-90所示。
图5-90 单击【查询设计】按钮
步骤2此时会进入查询的设计视图，并弹出【显示表】对话框，选择“工资明细表”，单击【添加】按钮，如图5-91所示。
图5-91 【显示表】对话框
步骤3添加完成后，关闭【显示表】对话框。在查询设计网格中，将“员工ID”字段和“工资明细表.*”添加到【字段】行中，在“员工ID”字段对应的【条件】行中输入查询条件“[请输入员工ID:]”，注意文本两边需要用方括号括起来，如图5-92所示。
图5-92 添加字段并设置查询条件
步骤4单击【查询工具】→【设计】选项卡下【结果】组的【运行】按钮，如图5-93所示。
图5-93 单击【运行】按钮
步骤5弹出【输入参数值】对话框，假设在【请输入员工ID：】文本框中输入“2017001”，单击【确定】按钮，如图5-94所示。
图5-94 【输入参数值】对话框
步骤6即可查询出ID为“2017001”的员工工资情况，如图5-95所示。
图5-95 参数查询的结果
以上是单参数查询，用户也可以创建多参数查询。多参数查询是指设置两个以上的参数进行查询，只需在多个字段的【条件】行中输入参数的表达式，即可完成多参数查询。
5.5.2 交叉表查询
交叉表查询是指将数据水平分组和垂直分组，在水平分组与垂直分组的交叉处显示出统计结果。在创建交叉表查询时，需要指定三种字段：行标题、列标题和交叉值。Access规定，交叉表查询中行标题字段最多可以有3个，列标题字段和交叉值字段只能各有一个。
1．使用查询向导创建交叉表查询
使用查询向导创建交叉表查询时，所需要的字段必须存在于一个表或查询中。下面以“工资明细表”为数据源，查询每位员工实发工资总和。具体的操作步骤如下。
步骤1打开随书光盘中的“素材\Ch05\人事管理.accdb”文件，单击【创建】选项卡下【查询】组中的【查询向导】按钮
，如图5-96所示。
图5-96 单击【查询向导】按钮
步骤2弹出【新建查询】对话框，选择【交叉表查询向导】选项，单击【确定】按钮，如图5-97所示。
图5-97 选择【交叉表查询向导】选项
步骤3在对话框中需要选择数据源表，这里选择【表：工资明细表】选项，单击【下一步】按钮，如图5-98所示。
图5-98 选择【表：工资明细表】选项
步骤4在对话框中需要选择作为行标题的字段，最多可以选3个。这里分别选中“员工ID”和“员工姓名”字段，单击【添加】按钮
，将其添加到【选定字段】列表框中，然后单击【下一步】按钮，如图5-99所示。
图5-99 选择作为行标题的字段
步骤5在对话框中需要选择作为列标题的字段，只能选择1个。这里选择“发薪日期”字段，单击【下一步】按钮，如图5-100所示。
图5-100 选择作为列标题的字段
步骤6在对话框中需要选择值字段及函数类型。这里在【字段】列表框中选择“实发工资”字段，在【函数】列表框中选择【总数】选项，单击【下一步】按钮，如图5-101所示。
图5-101 选择值字段及函数类型
提示
选择“实发工资”字段和【总数】选项表示在表的交叉点显示7月和8月的实发工资，并计算两个月实发工资的总和。
步骤7在对话框中需要为查询指定标题，这里保持默认设置不变，单击【完成】按钮，如图5-102所示。
图5-102 指定查询的标题
步骤8此时将创建一个交叉表查询，并自动在数据表视图中显示出查询结果。至此，即完成使用查询向导创建交叉表查询的操作，如图5-103所示。
图5-103 交叉表查询的结果
2．使用设计视图创建交叉表查询
使用设计视图同样可以建立交叉表查询，与使用查询向导所不同的是，它可以在一个或多个表中进行创建。下面在“人事管理”数据库中，查询各部门员工的籍贯分布情况。具体的操作步骤如下。
步骤1打开随书光盘中的“素材\Ch05\人事管理.accdb”文件，单击【创建】选项卡下【查询】组中的【查询设计】按钮，如图5-104所示。
图5-104 单击【查询设计】按钮
步骤2此时会进入查询的设计视图，并弹出【显示表】对话框，按住Ctrl键不放，分别选择“部门表”“员工信息表”和“员工原始信息”作为数据源表，单击【添加】按钮，如图5-105所示。
图5-105 【显示表】对话框
步骤3添加完成后，关闭【显示表】对话框。此时在查询的设计视图中可以看到添加的表对象，单击【查询工具】→【设计】选项卡下【查询类型】组的【交叉表】按钮，如图5-106所示。
图5-106 单击【交叉表】按钮
步骤4进入交叉表查询的设计视图，在查询设计网格中，将“部门名称”字段添加到【字段】行中，然后单击【交叉表】右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【行标题】选项，表示将该字段设置为行标题，如图5-107所示。
图5-107 添加“部门名称”字段作为行标题
步骤5使用同样的方法，将“籍贯”字段添加到【字段】行中，并将该字段的【交叉表】设置为【列标题】，如图5-108所示。
图5-108 添加“籍贯”字段作为列标题
步骤6将“员工ID”字段添加到【字段】行中，单击该字段对应的【总计】右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表框中选择【计数】选项，如图5-109所示。
图5-109 选择【计数】选项
提示
【总计】下拉列表中的选项是Access提供的预定义函数，表示对查询结果进行统计计算。其中，Group By为默认选项，表示分组；合计表示统计字段值的总和；计数表示统计记录的记录数；StDev表示计算字段值的标准偏差值；First表示返回该字段的第一个值；Last表示返回最后一个值；Expression表示在字段中自定义计算公式。注意不同数据类型的字段，使用的函数是不同的。
步骤7将“员工ID”字段的【交叉表】设置为【值】，然后在【字段】行的第4列中输入“人数总计:[员工ID]”，将该字段的【总计】设置为【计数】，【交叉表】设置为【行标题】，如图5-110所示。
图5-110 添加第4个字段
提示
“人数总计：[员工ID]”需要按照“行名：[统计字段名]”这一格式手动输入，这个格式是固定的。
步骤8设置完成后，单击【查询工具】→【设计】选项卡下【结果】组的【运行】按钮，如图5-111所示。
图5-111 单击【运行】按钮
步骤9执行交叉表查询，查询结果如图5-112所示。
图5-112 交叉表查询的结果