2.2 编辑“组织结构图”文档

诏国实业集团准备收购机械厂，需要准备很多文件资料，其中包括该厂的组织结构图，制作这种具有层次关系的文档时，通常难以用文字阐述。此时，利用SmartArt图形功能和插入文本框功能，就可以创建不同布局的层次结构图形，从而快速、有效地表示层次结构和从属关系。

2.2.1 使用文本框制作标题

在WPS文字软件中，使用文本框可以在页面任何位置输入需要的文本，且具有很大的灵活性。下面将介绍插入与编辑文本框的相关操作。

1. 插入文本框

WPS文字软件中提供横向文本框、竖向文本框、多行文字文本框3种样式，用户可直接选择使用。下面将在“组织结构图.docx”文档中插入横向文本框，其具体操作步骤如下。

STEP 1　选择文本框样式

❶打开“组织结构图.docx”文档，单击“插入”选项卡中的“文本框”按钮下方的下拉按钮；❷在打开的列表中选择“横向”选项。

STEP 2　绘制文本框

此时，鼠标指针将变为十字形状，按住鼠标左键不放，拖动鼠标绘制一个矩形后，再释放鼠标。

STEP 3　输入文本内容

在文本框中的光标不断闪烁处，输入文本内容“组织结构图”。

2. 编辑文本框

在文档中插入文本框后，还应该根据实际需要对文本框进行编辑，包括对文本框的填充和轮廓颜色的设置、字体格式的设置、对齐方式的调整等。下面将设置“组织结构图.docx”文档中文本框的样式，其具体操作步骤如下。

STEP 1　设置文本框填充颜色

❶将鼠标指针移至插入文本框的边框上，当其变为形状时，单击鼠标选择文本框；❷在“绘图工具”选项卡中单击“填充”按钮右侧的下拉按钮；❸在打开的列表中选择“无填充颜色”选项。

STEP 2　设置文本框轮廓

❶保持文本框的选择状态，单击“绘图工具”选项卡中“轮廓”按钮右侧的下拉按钮；❷在打开的列表中选择“无线条颜色”选项。

STEP 3　设置文本框中的字体

❶保持文本框的选择状态，单击“文本工具”选项卡；❷单击“字体”按钮右侧的下拉按钮；❸在打开的列表中选择“方正中雅宋简”选项。

STEP 4　设置字号

❶单击“文本工具”选项卡中的“字号”按钮右侧的下拉按钮；❷在打开的列表中选择“初号”选项。

STEP 5　应用文本样式

保持文本框的选择状态，在“文本工具”选项卡的“预设样式”列表中选择“填充-橙色，着色4，软边缘”选项。

STEP 6　设置文本框对齐方式

❶单击“绘图工具”选项卡中的“对齐”按钮；❷在打开的列表中选择“水平居中”选项。

2.2.2 插入与美化SmartArt图形

WPS提供的SmartArt图形可以使文字之间的关联性更加清晰、生动，从而避免了逐个插入并编辑形状的麻烦。创建SmartArt图形时，可以根据实际的制作需求，选择“组织结构图”“基本列表”“垂直框列表”等多种类型，下面将介绍插入与编辑SmartArt图形的相关操作。

1. 插入SmartArt图形

在制作公司组织结构图、产品生产流程图等图形时，使用SmartArt图形能将各层次结构之间的关系清晰明了地表述出来。下面将为“组织结构图.docx”文档插入SmartArt图形，其具体操作步骤如下。

STEP 1　单击按钮

在“组织结构图.docx”文档中的“插入”选项卡中单击“SmartArt”按钮。

STEP 2　选择SmartArt图形类型

❶打开“选择SmartArt图形”对话框，在“全部”列表中选择“组织结构图”选项；❷单击“确定”按钮。

STEP 3　删除多余的图形

此时，文档中将插入所选的组织结构图，选择从上到下的第2个形状的边框，然后按【Delete】键将其删除。

2. 添加形状并输入文字

SmartArt图形通常只显示了基本的结构，编辑时需要为图形添加一些形状。下面将在“组织结构图.docx”文档中添加形状并输入相应的文字内容，其具体操作步骤如下。

STEP 1　添加平级形状

❶在第二等级中的第一个形状上单击，选择该形状；❷单击“设计”选项卡中的“添加项目”按钮；❸在打开的列表中选择“在后面添加项目”选项。

STEP 2　再次添加平级形状

❶此时，组织结构图中添加一个空白的平级形状，再次单击“设计”选项卡中的“添加项目”按钮；❷在打开的列表中选择“在后面添加项目”选项。

STEP 3　输入文本

单击第一等级中形状的边框，选择该形状，然后输入文本“总经理”。

STEP 4　继续输入其他文本

按照相同的方法，继续在第二等级的5个形状中依次输入文本内容“财务部、行政部、销售部、安装部、生产部”。

STEP 5　添加下一级形状

❶选择第二等级中的“生产部”形状；❷单击“设计”选项卡中的“添加项目”按钮；❸在打开的列表中选择“在下方添加项目”选项。

STEP 6　添加同级形状

❶此时，在“生产部”形状的下方将添加一个新形状，保持该形状的选择状态，单击“设计”选项卡中的“添加项目”按钮；❷在打开的列表中选择“在后面添加项目”选项。

STEP 7　继续添加形状

按照相同的操作方法，分别在“财务部”和“销售部”形状的下方添加两个同等级别的形状。

STEP 8　输入文本内容

在新添加的第三等级的6个形状中依次输入文本“会计”“出纳”“销售一部”“销售二部”“一车间”“二车间”。

STEP 9　设置字体格式

❶选择第一级别形状“总经理”；❷在“格式”选项卡的字体下拉列表框中选择“方正兰亭中黑”选项；❸在“字号”下拉列表框中选择“小二”选项；❹按照相同的操作方法，将第二等级和第三等级形状中的字体格式设置为“微软雅黑，三号”。

3. 更改图形布局

更改SmartArt图形的布局主要是对整个形状的结构和各个分支的结构进行调整。下面将在“组织结构图.docx”文档中更改SmartArt图形的布局，其具体操作步骤如下。

STEP 1　更改图形布局

❶选择SmartArt图形中任意一个形状，这里选择“总经理”形状；❷单击“设计”选项卡中的“从右至左”按钮。

STEP 2　选择布局样式

❶选择第二等级中的“生产部”形状；❷单击“设计”选项卡中的“布局”按钮；❸在打开的列表中选择“左悬挂”选项。

STEP 3　更改SmartArt图形的布局

按照相同的操作方法，将第二等级中“销售部”和“财务部”形状下的两个同等级别的形状设置为“左悬挂”样式。

STEP 4　设置图形的环绕方式

❶选择插入的SmartArt图形；❷在“设计”选项卡中单击“环绕”按钮；❸在打开的列表中选择“浮于文字上方”选项。

STEP 5　移动SmartArt图形

将鼠标指针移动至SmartArt图形的边框上，当其变为形状时，按住鼠标左键不放向文档中间拖动，直至目标位置后再释放鼠标。

4. 设计图形样式

插入SmartArt图形后，其图形默认呈蓝色显示，为了让图形的外观和色彩更加丰富，通常需要对图形的颜色和样式进行设置。下面将为“组织结构图.docx”文档中的SmartArt图形设置样式，其具体操作步骤如下。

STEP 1　选择图形颜色

❶选择插入的SmartArt图形；❷单击“设计”选项卡中的“更改颜色”按钮；❸在打开的列表中选择“彩色”栏中的第3种颜色。

STEP 2　选择图形样式

保持图形的选择状态，在“设计”选项卡的“预设样式”列表中选择第5种样式。