第1章 文档的基本操作

文档的基本操作包括新建文档、保存文档、编辑文档、浏览文档、打印文档、保护文档，以及文档的简单格式设置。

关于本章知识，本书配套教学光盘中有相关的多媒体教学视频，请读者参见光盘中的【Word 2010的基础应用\文档的基本操作】。

1.1 面试通知

公司已发布招聘信息，并收集了应聘者的简历，接下来以邮件形式通知部分应聘者来我公司面试。

1.1.1 新建文档

用户可以使用Word 2010方便快捷地新建多种类型的文档，如空白文档、基于模板的文档等。

1．新建空白文档

启动Word 2010应用程序以后，系统会自动新建一个名为“文档1”的空白文档。除此之外，用户还可以使用以下方法新建空白文档。

*使用按钮

单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择【新建】菜单项，然后在【可用模板】列表框中选择【空白文档】选项，最后单击右下角的【创建】按钮。

*使用组合键

按下【Ctrl】+【N】组合键即可创建一个新的空白文档。

1 单击【自定义快速访问工具栏】中的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【新建】选项。

*使用【新建】按钮

2 此时，【新建】按钮就添加在了【自定义快速访问工具栏】中。

2．新建基于模板的文档

Word 2010为用户提供了多种类型的模板样式，用户可以根据需要选择模板样式并新建基于所选模板的文档。

新建基于模板的文档的具体步骤如下。

1 单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择【新建】菜单项，然后在【可用模板】列表框中选择【样本模板】选项，随即弹出【样本模板】列表框，用户可以根据需要选择已经安装好的模板，然后单击【创建】按钮即可。

2 如果用户想要使用未安装的Office.com模板，可以在【可用模板】列表框中选择【Office.com模板】选项，根据需要在【Office. com模板】列表框中选择所需模板，然后单击【下载】按钮即可。

1.1.2 保存文档

在编辑文档的过程，可能会出现断电、死机或系统自动关闭等情况。为了避免不必要的损失，用户应该及时保存文档。

1．保存新建的文档

新建文档以后，用户可以将其保存起来。保存新建文档的具体步骤如下。

1 单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择【保存】菜单项。

2 弹出【另存为】对话框，在左侧的【保存位置】列表框中选择保存位置，在【文件名】文本框中输入文件名，然后单击按钮即可。

2．保存已有的文档

用户对已经保存过的文档进行编辑之后，可以使用以下几种方法保存。

方法1：单击【快速访问工具栏】中的【保存】按钮。

方法2：单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择【保存】菜单项。

方法3：按下【Ctrl】+【S】组合键。

3．将文档另存为

用户对已有文档进行编辑后，可以另存为同类型文档或其他类型的文件。

*另存为同类型文档

单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择【另存为】菜单项，弹出【另存为】对话框，在左侧的【保存位置】列表框中选择保存位置，在【文件名】文本框中输入文件名，然后单击按钮即可。

*另存为其他类型文件

单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择【保存并发送】菜单项，然后选择【更改文件类型】选项，在右侧的【更改文件类型】列表框中选择文件类型，然后单击【另存为】按钮即可。

4．设置自动保存

使用Word的自动保存功能，可以在断电或死机的情况下最大限度地减少损失。设置自动保存的具体步骤如下。

1 在Word文档窗口中，单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择【选项】菜单项。

2 弹出【Word选项】对话框，切换到【保存】选项卡，在【保存文档】组合框中的【将文件保存为此格式】下拉列表中选择文件的保存类型，这里选择【Word文档（*.docx）】选项，然后选中【保存自动恢复信息时间间隔】复选框，并在其右侧的微调框中设置文档自动保存的时间间隔，这里将时间间隔值设置为“10分钟”。设置完毕，单击按钮即可。

提示

建议设置的时间间隔不要太短，容易死机影响工作。

1.1.3 编辑文档

编辑文档是Word文字处理软件最主要的功能之一，接下来介绍如何在Word文档中编辑中文、英文、数字以及日期等对象。

1．输入中文

新建一个Word空白文档后，用户就可以在文档中输入中文了。具体的操作步骤如下。

1 打开本实例的原始文件“面试通知．docx”，然后切换到任意一种汉字输入法。

2 单击文档编辑区，在光标闪烁处输入文本内容，例如“面试通知”，然后按下【Enter】键将光标移至下一行行首。

3 接下来输入面试通知的主要内容即可。

2．输入数字

在编辑文档的过程中，如果用户需要用到数字内容，只需利用数字键直接输入即可。输入数字的具体步骤如下。

1 将光标定位在文本“于”和“月”、“月”和“日”之间，然后按下相应的数字键，分别输入数字“11”和“30”。

2 使用同样的方法输入其他数字即可。

3．输入日期和时间

用户在编辑文档时往往需要输入日期或时间，如果用户要使用当前的日期或时间，则可使用Word自带的插入日期和时间功能。输入日期和时间的具体步骤如下。

1 将光标定位在文档的最后一行行首，然后切换到【插入】选项卡，在【文本】组中单击按钮。

2 弹出【日期和时间】对话框，在【可用格式】列表框中选择一种日期格式，例如选择【二〇一二年十月九日】选项。

3 单击按钮，此时，当前日期插入到了Word文档中。

4 用户还可以使用快捷键输入当前日期和时间。按下【Alt】+【Shift】+【D】组合键，即可输入当前的系统日期；按下【Alt】+【Shift】+【T】组合键，即可输入当前的系统时间。文档录入完成后，如果不希望其中某些日期和时间随系统的改变而改变，那么选中相应的日期和时间，然后按下【Ctrl】+【Shift】+【F9】组合键切断域的链接即可。

4．输入英文

在编辑文档的过程中，用户如果想要输入英文文本，要先将输入法切换到英文状态，然后进行输入。输入英文文本的具体步骤如下。

1 按下【Shift】键将输入法切换到英文状态下，然后将光标定位在文本“三楼”前，输入小写英文文本“top”。

2 如果要更改英文的大小写，要先选择英文“top”，然后切换到【开始】选项卡，在【字体】组中单击【更改大小写】按钮，在弹出的下拉列表中选择【全部大写】选项。

3 返回Word文档中，英文小写文本“top”变成了英文大写文本“TOP”。

1.1.4 文档的基本操作

文档的基本操作一般包括选择、复制、粘贴、剪切、删除以及查找和替换文本等内容，接下来分别进行介绍。

1．选择文本

对Word文档中的文本进行编辑之前首先选择要编辑的文本。下面介绍几种使用鼠标和键盘选择文本的方法。

*使用鼠标选择文本

用户可以使用鼠标选取单个字词、连续文本、分散文本、矩形文本、段落文本以及整个文档等。

①选择单个字词

用户只需将光标定位在需要选择的字词的开始位置，然后单击鼠标左键不放拖至需要选择的字词的结束位置，释放鼠标左键即可。另外，在词语中的任何位置双击都可以选择该词语，例如选择词语“身份证”，此时被选择的文本会呈反色显示。

②选择连续文本

1 用户只需将光标定位在需要选择的文本的开始位置，然后按住左键不放拖至需要选择的文本的结束位置释放即可。

2 如果要选择超长文本，用户只需将光标定位在需要选择的文本的开始位置，然后用滚动条代替光标向下移动文档，直到看到想要选择部分的结束处。按下【Shift】键，然后单击要选择文本的结束处，这样从开始到结束处的这段文本内容就会全部被选中。

③选择段落文本

在要选择的段落中的任意位置中三击鼠标左键即可选择整个段落文本。

④选择矩形文本

按下键盘【Alt】键，同时在文本上拖动鼠标即可选择矩形文本。

⑤选择分散文本

在Word文档中，首先使用拖动鼠标的方法选择一个文本，然后按下【Ctrl】键，依次选择其他文本，就可以选择任意数量的分散文本了。

*使用组合键选定文本

除了使用鼠标选定文本外，用户还可以使用键盘上的组合键选取文本。在使用组合键选择文本前，用户应该根据需要将光标定位在适当的位置，然后再按下相应的组合键选定文本。

Word 2010提供了一整套利用键盘选定文本的方法，主要是通过【Shift】、【Ctrl】和方向键来实现的，操作方法如下表所示。

*使用选中栏选择文本

所谓选中栏就是Word文档左侧的空白区域，当鼠标指针移至该空白区域时，便会呈形状显示。

①选择行

将鼠标指针移至要选中行左侧的选中栏中，然后单击鼠标左键即可选择该行文本。

②选择段落

将鼠标指针移至要选中段落左侧的选中栏中，然后双击鼠标即可选择整段文本。

③选择整篇文档

将鼠标指针移至选中栏中，然后三击鼠标左键即可选择整篇文档。

2．复制文本

“复制”也称“拷贝”，指将文档中的一部分“拷贝”一份，然后放到其他位置，而所“拷贝”的内容仍按原样保留在原位置。

*Windows剪贴板

剪贴板是Windows的一块临时存储区，用户可以在剪贴板上对文本进行复制、剪切或粘贴等操作，然而美中不足的是，剪贴板只能保留一份数据，每当新的数据传入，旧的便会被覆盖。具体操作方法如下。

方法1：打开本实例的原始文件，选择文本“XX先生/小姐”然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制】菜单项。

方法2：选择文本“XX先生/小姐”，然后切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【复制】按钮。

方法3：选择文本“XX先生/小姐”，然后按下组合键【Ctrl】+【C】即可。

*左键拖动

将鼠标指针放在选中的文本上，按下【Ctrl】键，同时按鼠标左键将其拖动到目标位置，在此过程中鼠标指针右下方出现一个“+”号。

*右键拖动

将鼠标指针放在选中的文本上，按住右键向目标位置拖动，到达位置后，松开右键，在快捷菜单中选择【复制到此位置】菜单项。

*使用【Shift】+【F2】组合键

选中文本，按下【Shift】+【F2】组合键，状态栏中将出现“复制到何处？”字样，单击放置复制对象的目标位置，然后按下【Enter】键即可。

3．剪切文本

“剪切”是指把用户选中的信息放入到剪切板中，单击“粘贴”后又会出现一份相同的信息，原来的信息会被系统自动删除。

*使用鼠标右键菜单

打开本实例的原始文件，选中要剪切的文本，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【剪切】菜单项即可。

*使用剪贴板

选中文本以后，切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【剪切】按钮即可。

*使用快捷键

使用组合键【Ctrl】+【X】，也可以快速地剪切文本。

4．粘贴文本

复制文本以后，接下来就可以进行粘贴了。用户常用的粘贴文本的方法有以下几种。

*使用鼠标右键菜单

复制文本以后，用户只需在目标位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【粘贴选项】菜单项中任意的一个选项即可。

*使用剪贴板

复制文本以后，切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【粘贴】按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【粘贴选项】选项中任意的一个粘贴按钮即可。

*使用快捷键

使用【Ctrl】+【C】和【Ctrl】+【V】组合键，则可以快速地复制和粘贴文本。

5．查找和替换文本

在编辑文档的过程中，用户有时要查找并替换某些字词。使用Word 2010强大的查找和替换功能可以节约大量的时间。

查找和替换文本的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，按下【Ctrl】+【F】组合键，弹出【导航】窗格，然后在查找文本框中输入“人力资源部”，按下【Enter】键，随即在导航窗格中查找到了该文本所在的位置，同时文本“人力资源部”在Word文档中呈反色显示。

2 如果用户要替换相关的文本，可以按下【Ctrl】+【H】组合键，弹出【查找和替换】对话框，自动切换到【替换】选项卡，然后在【替换为】文本框中输入“人事部”。

3 单击按钮，弹出【Microsoft Word】对话框。

4 单击按钮，弹出【Microsoft Word】对话框。

5 单击按钮，然后单击按钮，返回Word文档中，替换效果如下图所示。

6．改写文本

在Word文档中改写文本的方法主要有两种。

*改写法

打开本实例的原始文件，单击状态栏中的按钮，随即变为按钮，进入改写状态，此时输入的文本将会按照相等的字符个数依次覆盖右侧的文本。

*选中法

首先用鼠标选中要替换的文本，然后输入需要的文本，此时新输入的文本会自动替换选中的文本。

7．删除文本

从文档中删除不需要的文本，用户可以使用快捷键删除文本，如下表所示。

1.1.5 文档视图

Word 2010提供了多种视图模式供用户选择，包括“页面视图”、“阅读版式视图”、“Web版式视图”、“大纲视图”和“草稿视图”5种视图模式。

1．页面视图

“页面视图”可以显示Word 2010文档的打印结果外观，主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素，是最接近打印结果的页面视图。

2. Web版式视图

“Web版式视图”以网页的形式显示Word 2010文档，适用于发送电子邮件和创建网页。

切换到【视图】选项卡，在【文档视图】组中单击按钮，或者单击视图功能区中的【Web版式视图】按钮，将文档的视图方式切换到“Web版式视图”下，效果如图所示。

3．大纲视图

“大纲视图”主要用于Word 2010文档结构的设置和浏览，使用“大纲视图”可以迅速了解文档的结构和内容梗概。

1 切换到【视图】选项卡，在【文档视图】组中单击【大纲视图】按钮，或者单击视图功能区中的【大纲视图】按钮。

2 此时，即可将文档切换到【大纲视图】下。

3 切换到【大纲】选项卡，在【大纲工具】组中单击【大纲级别】按钮右侧的下三角按钮，用户可以在弹出的下拉列表中为文档设置或修改大纲级别，设置完毕，单击【关闭大纲视图】按钮，自动返回进入大纲视图前的视图状态。

4．草稿视图

“草稿视图”取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。

切换到【视图】选项卡，在【文档视图】组中单击【草稿】按钮，或者单击视图功能区中的【草稿】按钮，将文档的视图方式切换到草稿视图下，效果如图所示。

5．调整视图比例

*拖动滑块

用户可以根据需要，直接左右拖动【显示比例】滑块，调整文档的缩放比例。

*使用按钮

另外，还可以直接单击【缩小】按钮和【放大】按钮，调整文档的缩放比例。

1.1.6 打印文档

文档编辑完成后，用户可以进行简单的页面设置，然后进行预览，如果用户对预览效果比较满意，就可以实施打印了。

1．页面设置

页面设置是指文档打印前对页面元素的设置，主要包括页边距、纸张、版式和文档网格等内容。页面设置的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【页面布局】选项卡，单击【页面设置】组右侧的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【页面设置】对话框，自动切换到【页边距】选项卡，用户可以根据打印需要设置页边距、纸张方向、页码范围等页面属性。

3 切换到【纸张】、【版式】或【文档风格】选项卡，用户可以根据打印需要设置此三项，这里不一一介绍了，然后单击按钮即可。

2．预览后打印

页面设置完成后，可以通过预览来浏览打印效果，预览及打印的具体步骤如下。

1 单击【自定义快速访问工具栏】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【打印预览和打印】选项。

2 此时，【打印预览和打印】按钮就添加在了【自定义快速访问工具栏】中，单击按钮，Word文档的右侧显示了预览效果。

3 用户可以根据打印需要单击右侧各下拉按钮，对相应选项进行设置。如果用户对预览效果比较满意，就可以单击【打印】按钮实施打印了。

1.1.7 保护文档

用户可以通过设置只读文档、设置加密文档和启动强制保护等方法对文档进行保护，以防止无操作权限的人员随意打开或修改文档。

1．设置只读文档

只读文档是指开启的文档处在“只读”状态，无法被修改。设置只读文档的方法主要有以下两种。

*标记为最终状态

将文档标记为最终状态，可以让读者知晓文档是最终版本，并将其设置为只读。

标记为最终状态的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择【信息】菜单项，然后单击【保护文档】按钮，在弹出的下拉列表中选择【标记为最终状态】选项。

2 弹出【Microsoft Word】对话框，并提示用户“此文档将先被标记为终稿，然后保存”。

3 单击按钮，弹出【Microsoft Word】对话框，并提示用户“此文档已被标记为最终状态”，单击按钮即可。

4 再次启动文档，弹出提示对话框，并提示用户“作者已将此文档标记为最终版本以防止编辑。”，此时文档的标题栏上显示“只读”，如果要编辑文档，单击按钮即可。

*使用常规选项

使用常规选项设置只读文档的具体步骤如下。

1 单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择【另存为】菜单项。

2 弹出【另存为】对话框，单击按钮，在弹出的下拉列表中选择【常规选项】选项。

3 弹出【常规选项】对话框，选中【建议以只读方式打开文档】复选框。

4 单击按钮，返回【另存为】对话框，然后单击按钮即可。再次启动该文档时弹出【Microsoft Word】对话框，并提示用户“是否以只读方式打开？”。

5 单击按钮，启动Word文档，此时该文档处于“只读”状态。

2．设置加密文档

在日常办公中，为了保证文档安全，用户经常会为文档设置加密。设置加密文档包括设置文档的打开密码与修改密码。设置加密文档的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择【信息】菜单项，然后单击【保护文档】按钮，在弹出的下拉列表中选择【用密码进行加密】选项。

2 弹出【加密文档】对话框，在【密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮。

3 弹出【确认密码】对话框，在【重新输入密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮。

4 再次启动该文档时弹出【密码】对话框，在【请键入打开文件所需的密码】文本框中输入密码“123”，然后单击按钮即可打开Word文档。

3．启动强制保护

用户还可以通过设置文档的编辑权限，启动文档的强制保护功能等方法保护文档的内容不被修改，具体的步骤如下。

1 单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择【信息】菜单项，然后单击【保护文档】按钮，在弹出的下拉列表中选择【限制编辑】选项。

2 在Word文档编辑区的右侧出现一个【限制格式和编辑】窗格，在【编辑限制】组合框中选中【仅允许在文档中进行此类型的编辑】复选框，然后在其下方的下拉列表中选择【不允许任何更改（只读）】选项。

3 单击按钮，弹出【启动强制保护】对话框，在【新密码】和【确认新密码】文本框中同时输入“123”。

4 单击按钮，返回Word文档中，此时，文档处于保护状态。

5 如果用户要取消强制保护，单击按钮，弹出【取消保护文档】对话框，在【密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮即可。

1.2 公司考勤制度

考勤制度是公司进行正常工作秩序的基础，是支付工资、员工考核的重要依据，接下来制作一个“公司考勤制度”文档。

1.2.1 设置字体格式

为了使文档更丰富多彩，Word 2010提供了多种字体格式供用户进行设置。对字体格式进行设置主要包括字体、字号、加粗、倾斜和字体效果等。

1．设置字体和字号

要使文档中的文字更利于阅读，就需要对文档中文本的字体及字号进行设置，以区分各种不同的文本。

*使用【字体】组

使用【字体】组进行字体和字号设置的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中文档标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中的【字体】下拉列表中选择合适的字体，例如选择【华文中宋】选项。

2 在【字体】组中的【字号】下拉列表中选择合适的字号，例如选择【小一】选项。

*使用【字体】对话框

使用【字体】对话框对选中文本进行设置的具体步骤如下。

1 选中所有的正文文本，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【字体】对话框，自动切换到【字体】选项卡，在【中文字体】下拉列表中选择【华文仿宋】选项，在【字形】列表框中选择【常规】选项，在【字号】列表框中选择【四号】选项。

3 单击按钮返回Word文档，设置效果如图所示。

2．设置加粗效果

加粗操作是对文本的字形进行设置。设置加粗效果，可让选择的文本更加突出。

打开本实例的原始文件，选中文档标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组中的【加粗】按钮即可。

3．设置字符间距

通过设置Word 2010文档中的字符间距，可以使文档的页面布局更符合实际需要。设置字符间距的具体步骤如下。

1 选中文本标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【字体】对话框，切换到【高级】选项卡，在【字符间距】组合框中的【间距】下拉列表中选择【加宽】选项，在【磅值】微调框中将磅值调整为“4磅”。

3 单击按钮返回Word文档，设置效果如图所示。

1.2.2 设置段落格式

设置了字体格式之后，用户还可以为文本设置段落格式，Word 2010提供了多种设置段落格式的方法，主要包括对齐方式、段落缩进和间距等。

1．设置对齐方式

段落和文字的对齐方式可以通过段落组进行设置，也可以通过对话框进行设置。

*使用【段落】组

使用【段落】组中的各种对齐方式的按钮，可以快速地设置段落和文字的对齐方式，具体步骤如下。

打开本实例的原始文件，选中文档标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【居中】按钮，设置效果如图所示。

*使用【段落】对话框

使用【段落】对话框设置对齐方式的具体步骤如下。

1 选中文档中的段落或文字，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【段落】对话框，切换到【缩进和间距】选项卡，在【常规】组合框中的【对齐方式】下拉列表中选择【分散对齐】选项。

3 单击按钮，返回Word文档，设置效果如图所示。

2．设置段落缩进

通过设置段落缩进，可以调整Word 2010文档正文内容与页边距之间的距离。用户可以使用【段落】组、【段落】对话框或标尺设置段落缩进。

*使用【段落】组

使用【段落】组设置段落缩进的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中除标题以外的其他文本段落，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【增加缩进量】按钮。

2 返回Word文档，选中的文本段落向右侧缩进了一个字符。

*使用【段落】对话框

使用【段落】对话框设置段落缩进的具体步骤如下。

1 选中文档中的文本段落，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮。

2 弹出【段落】对话框，自动切换到【缩进和间距】选项卡，在【缩进】组合框中的【特殊格式】下拉列表中选择【悬挂缩进】选项，在【磅值】微调框中默认为“2字符”。

3 单击按钮返回Word文档，设置效果如图所示。

*使用标尺

借助Word 2010文档窗口中的标尺，用户可以很方便地设置Word文档段落缩进，具体的步骤如下。

1 单击文档中右侧垂直滑动条上方的标尺按钮。

2 在标尺上出现4个缩进滑块，拖动首行缩进滑块可以调整首行缩进；拖动悬挂缩进滑块设置悬挂缩进的字符；拖动左缩进和右缩进滑块设置左右缩进。例如，按下【Ctrl】键，选中文档中的各文本段落，拖动悬挂缩进滑块，向右拖动两个字符。

3 释放鼠标左键，文档中的各文本段落都向右移动了两个字符。

3．设置间距

间距是指行与行之间，段落与行之间，段落与段落之间的距离。在Word 2010中，用户可以通过如下方法设置行和段落间距。

*使用【段落】组

使用【段落】组设置行和段落间距的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中全篇文档，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【行和段落间距】按钮，在弹出的下拉列表中选择【1.15】选项，随即行距变成了1.15的行距。

2 选中标题行，在【段落】组中单击【行和段落间距】按钮，在弹出的下拉列表中选择【增加段后间距】选项，随即标题所在的段落下方增加了一块空白间距。

*使用【段落】对话框

使用【段落】对话框设置段落间距的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中文档的标题行，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮，弹出【段落】对话框，自动切换到【缩进和间距】选项卡，在【间距】组合框中的【段前】微调框中将间距值调整为“3磅”，在【段后】微调框中将间距值调整为“12磅”，在【行距】下拉列表中选择【最小值】选项，在【设置值】微调框中输入“12磅”。

2 单击按钮，设置效果如图所示。

*使用【页面布局】选项卡

选中文档中的各条目，切换到【页面布局】选项卡，在【段落】组的【段前】和【段后】微调框中将间距值调整为“0.5行”，效果如图所示。

4．添加项目符号和编号

合理使用项目符号和编号，可以使文档的层次结构更清晰、更有条理。Word 2010提供了多种添加项目符号和编号的方法。

*使用【段落】组

使用【段落】组中的按钮，可以快速添加项目符号，具体的操作步骤如下。

打开本实例的原始文件，选中需要添加项目符号的文本，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【项目符号】按钮右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择【菱形】选项，随即在文本前插入了菱形。

*使用鼠标右键

使用鼠标右键添加编号的具体步骤如下。

1 选中要添加编号的文本，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【编号】菜单项，然后在弹出的列表框中选择一种编号方式，例如选择“a）、b）、c）”。

2 返回Word文档，效果如图所示。

1.2.3 添加边框和底纹

通过在Word 2010文档中插入段落边框和底纹，可以使相关段落的内容更加醒目，从而增强Word文档的可读性。

1．添加边框

在默认情况下，段落边框的格式为黑色单直线。用户可以通过设置段落边框的格式，使其更加美观。为文档添加边框的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中要添加边框的文本，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【边框】按钮右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择【外侧框线】选项。

2 返回Word文档，效果如图所示。

2．添加底纹

为文档添加底纹的具体步骤如下。

1 选中要添加底纹的文档，切换到【页面布局】选项卡，在【页面背景】组中单击【页面边框】按钮。

2 弹出【边框和底纹】对话框，切换到【底纹】选项卡，在【填充】下拉列表中选择【红色，强调文字颜色2，淡色80%】选项。

3 在【图案】组中的【样式】下拉列表中选择【5%】选项。

4 单击按钮返回Word文档，设置效果如图所示。

1.2.4 设置页面背景

为了使Word文档看起来更加美观，用户可以添加各种漂亮的页面背景，包括水印、页面颜色以及其他填充效果。

1．添加水印

Word文档中的水印是指作为文档背景图案的文字或图像。Word 2010提供了多种水印模板和自定义水印功能。为Word文档添加水印的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【页面布局】选项卡，在【页面背景】组中单击【水印】按钮。

2 在弹出的下拉列表中选择【自定义水印】选项。

3 弹出【水印】对话框，选中【文字水印】单选钮，在【文字】下拉列表中选择【禁止复制】选项，在【字体】下拉列表中选择【方正楷体简体】选项，在【字号】下拉列表中选择【80】选项，其他选项保持默认。

4 单击按钮，返回Word文档，设置效果如图所示。

2．设置页面颜色

页面颜色是指显示在Word文档最底层的颜色或图案，用于丰富Word文档的页面显示效果，页面颜色在打印时不会显示。设置页面颜色的具体步骤如下。

1 切换到【页面布局】选项卡，在【页面背景】组中单击【页面颜色】按钮，在弹出的下拉列表中选择【茶色，背景2】选项即可。

2 如果“主题颜色”和“标准色”中显示的颜色依然无法满足用户的需要，那么可以在弹出的下拉列表中选择【其他颜色】选项。

3 弹出【颜色】对话框，自动切换到【自定义】选项卡，在【颜色】面板上选择合适的颜色，也可以在下方的微调框中调整颜色的RGB值。

4 单击按钮，返回Word文档，设置效果如图所示。

3．设置其他填充效果

在Word 2010文档窗口中，如果使用填充颜色功能设置Word文档的页面背景，可以使Word文档更富有层次感。

*添加渐变效果

为Word文档添加渐变效果的具体步骤如下。

1 切换到【页面布局】选项卡，在【页面背景】组中单击【页面颜色】按钮，在弹出的下拉列表中选择【填充效果】选项。

2 弹出【填充效果】对话框，自动切换到【渐变】选项卡，在【颜色】组合框中选中【双色】单选钮，在右侧的【颜色】下拉列表中选择两种颜色，然后选中【斜上】单选钮。

3 单击按钮，返回Word文档，设置效果如图所示。

*添加纹理效果

为Word文档添加纹理效果的具体步骤如下。

1 在【填充效果】对话框中，切换到【纹理】选项卡，在【纹理】列表框中选择【蓝色面巾纸】选项。

2 单击按钮，返回Word文档即可。

*添加图案效果

添加图案效果的具体步骤如下。

1 在【填充效果】对话框中，切换到【图案】选项卡，在【背景】下拉列表中选择合适的颜色，然后在【图案】列表框中选择【60%】选项。

2 单击按钮返回Word文档，设置效果如图所示。

1.2.5 审阅文档

在日常工作中，某些文件需要领导审阅或者经过大家讨论后才能够执行，所以就需要在这些文件上进行一些批示、修改。Word 2010提供了批注、修订、更改等审阅工具，大大提高了办公效率。

1．添加批注

为了帮助阅读者更好地理解文档内容以及跟踪文档的修改状况，可以为Word文档添加批注。添加批注的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中要插入批注的文本，切换到【审阅】选项卡，在【批注】组中单击【新建批注】按钮。

2 随即在文档的右侧出现一个批注框，用户可以根据需要输入批注信息。Word 2010的批注信息前面会自动加上“批注”二字以及批注者和批注的编号。

3 如果要删除批注，可先选中批注框，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除批注】菜单项，或者在【批注】组中单击按钮右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的选项即可。

2．修订文档

Word 2010提供了文档修订功能，在打开修订功能的情况下，将会自动跟踪对文档的所有更改，包括插入、删除和格式更改，并对更改的内容做出标记。

*更改用户名

在文档的审阅和修改过程中，可以更改用户名，具体的操作步骤如下。

1 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击【修订】按钮下方的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择【更改用户名】选项。

2 弹出【Word选项】对话框，自动切换到【常规】选项卡，在【对Microsoft Office进行个性化设置】组合框中的【用户名】文本框中将用户名更改为“shenlong”，在【缩写】文本框中输入“sl”，然后单击按钮即可。

*修订文档

修订文档的具体操作步骤如下。

1 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击【修订】按钮的上半部分，随即进入修订状态。

2 此时，将文档中的文字“10”改为“15天”，然后将鼠标指针移至修改处，此时自动显示修改的作者、时间以及删除的内容。

3 直接删除文档中的文本“迟到30分钟以上的扣半天基本工资；”，效果如图所示。

4 将文档的标题“公司考勤制度”的字号调整为“二号”，随即在右侧弹出一个批注框，并显示格式修改的详细信息。

5 另外，用户还可以更改修订的显示方式。切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击按钮，在弹出的下拉列表中选择【批注框】➢【以嵌入方式显示所有修订】选项。

6 返回Word文档中，修订前后的信息以及删除线都会在文档中显示。

7 当所有的修订完成以后，用户可以通过“导航窗格”功能通篇浏览所有的审阅摘要。切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击按钮，在弹出的下拉列表中选择【垂直审阅窗格】选项。

8 此时在文档的左侧出现一个导航窗格，并显示审阅记录。

3．更改文档

文档的修订工作完成以后，用户可以跟踪修订内容，并执行接受或拒绝。更改文档的具体操作步骤如下。

1 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，在【更改】组中单击按钮或按钮，可以定位到当前修订的上一条或下一条。

2 在【更改】组中单击【接收】按钮下方的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择【接受对文档的所有修订】选项。

3 审阅完毕，单击【修订】组中的【修订】按钮，随即退出修订状态。然后删除相关的批注即可，文档的最终效果如图所示。

1.2.6 设计封面

在Word 2010文档中，通过插入图片和文本框，用户可以快速地为文档设计封面。

1．插入并编辑图片

在Word文档中插入并编辑图片的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，将光标定位在标题行文本前，切换到【插入】选项卡，在【页】组中单击按钮。

2 此时，在文档的开头插入了一个空白页，将光标定位在空白页中，切换到【插入】选项卡，在【插图】组中单击【图片】按钮。

3 弹出【插入图片】对话框，从中选择要插入的素材文件“图片1.jpg”。

4 单击按钮，返回Word文档，此时在文档中插入了一个封面底图，然后选中该图片，在【图片工具】栏中，切换到【格式】选项卡，在【大小】组的【形状高度】文本框中输入“20.92厘米”，在【形状宽度】文本框中输入“21.12厘米”。

5 选中该图片，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【大小和位置】菜单项。

6 弹出【布局】对话框，切换到【文字环绕】选项卡，在【环绕方式】组合框中选择【衬于文字下方】选项。

7 单击按钮返回Word文档，然后使用鼠标左键将图片拖到合适的位置，设置效果如图所示。

8 使用同样的方法在Word文档中插入素材文件“图片2.jpg”，将其设置为“浮于文字上方”，然后设置其大小和位置即可。

2．插入并编辑文本框

在编辑Word文档时经常会用到文本框，插入并编辑文本框的具体步骤如下。

1 切换到【插入】选项卡，单击【文本】组中的【文本框】按钮，在弹出的【内置】列表框中选择【简单文本框】选项。

2 此时，在文档中插入了一个简单文本框。

3 在文本框中输入文本“神龙医药有限公司考勤制度”，然后将鼠标指针移动到文本的边线上，此时鼠标指针变成形状，按住鼠标左键不放，将其拖动到合适的位置，释放左键。

4 选中文本“神龙医药有限公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中的【字体】下拉列表中选择【华文中宋】选项，在【字号】下拉列表中选择【初号】选项，然后单击【加粗】按钮。

5 选中该文本框，然后将光标移动到文本框的右下角，此时鼠标指针变成形状，按住鼠标左键不放，拖动鼠标将其调整为合适的大小，释放鼠标。

6 将光标定位在文本“考”之前，然后按下空格键调整文本“考勤制度”的位置，设置完毕，效果如图所示。

7 选中该文本框，在【绘图工具】栏中，切换到【格式】选项卡，在【形状样式】组中单击按钮，在弹出的下拉列表中选择【无填充颜色】选项。

8 在【形状样式】组中单击按钮，在弹出的下拉列表中选择【无轮廓】选项。

9 在【艺术字样式】组中单击【文本填充】按钮右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择【白色，背景1】选项。

10 使用同样的方法插入并编辑其他文本框，效果如图所示。

高手过招

批量清除文档中的空行

1 在Word文档中，使用【Ctrl】+【H】组合键随即弹出【查找和替换】对话框，自动切换到【替换】选项卡，在【查找内容】文本框中输入“p”，在【替换为】文本框中输入“^p”（符号“^”，即【Shift】+【6】，需在英文半角输入法下输入）。

2 单击按钮，弹出【Microsoft Word】对话框，并显示替换结果，此时单击按钮即可批量清除文档中的空格。

在文档中插入附件

1 新建一个Word文档，将光标定位到要插入附件的位置，切换到【插入】选项卡，在【文本】组中单击按钮右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择【对象】选项。

2 弹出【对象】对话框，切换到【由文件创建】选项卡，然后单击按钮选择要插入的文件，然后选择【显示为图标】复选框。

3 单击按钮，返回Word文档即可。

4 使用同样的方法，插入“公司考勤制度”，效果如图所示。

5 此时，双击附件图标即可打开相应的文件。

教你输入X2与X2

在编辑文档的过程中，利用Word 2010提供的上标和下标功能，用户可以快速地编辑数学和化学符号。

1．输入X2

1 新建一个Word文档，输入“X2”，然后选中数字“2”，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中单击【上标】按钮。

2 设置效果如图所示。

2．输入X2

1 新建一个Word文档，输入“X2”，然后选中数字“2”，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【字体】菜单项。

2 弹出【字体】对话框，切换到【字体】选项卡，在【效果】组合框中选中【下标】复选框。

3 单击按钮，返回Word文档，效果如图所示。